Tre viktiga tips för att undvika vanliga GDPR-fallgropar för svenska företag

Redaktionen

0

I takt med att den svenska tillsynsmyndigheten IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) intensifierar sin övervakning av GDPR-efterlevnad står svenska företag inför allt större utmaningar. Under 2024 utfärdade IMY betydande böter, inklusive 8 miljoner kronor till Apohem AB och hela 37 miljoner kronor till Apoteket AB för överträdelser relaterade till användningen av Meta Pixel.

För att navigera i detta komplexa regelverk väljer många verksamheter att anlita en erfaren GDPR jurist som kan erbjuda skräddarsydd rådgivning och stöd. Med över 6 500 rapporterade personuppgiftsincidenter under 2024 är det tydligt att många organisationer fortfarande kämpar med att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen. Denna artikel presenterar tre praktiska tips för att hjälpa svenska företag att undvika de vanligaste GDPR-fallgroparna.

Genomför regelbundna dataskyddskartläggningar och riskbedömningar

En av de mest grundläggande men ofta förbisedda aspekterna av GDPR-efterlevnad är att ha en tydlig förståelse för vilka personuppgifter som behandlas inom organisationen. Många svenska företag har upptäckt brister i sin hantering först efter att en incident har inträffat, vilket kan leda till betydande böter och skadat förtroende.

Att genomföra regelbundna dataskyddskartläggningar hjälper till att identifiera vilka personuppgifter som samlas in, var de lagras, hur länge de behålls och vem som har tillgång till dem. Detta är särskilt viktigt i ljuset av den ökande oron för integritet bland svenska internetanvändare, vilket framgår av rapporten “Svenskarna och internet 2023”. En grundlig kartläggning bör även inkludera tredjepartsleverantörer och molntjänster som behandlar personuppgifter på företagets vägnar.

Efter kartläggningen är nästa steg att genomföra en riskbedömning för att identifiera potentiella sårbarheter i dataskyddet. Detta innebär att analysera sannolikheten för och konsekvenserna av olika typer av dataintrång eller överträdelser. För behandling som sannolikt medför höga risker för individers rättigheter och friheter krävs dessutom en formell konsekvensbedömning avseende dataskydd (DPIA), något som IMY har lagt särskild vikt vid i sina senaste tillsynsärenden.

Företag bör även upprätta ett register över behandlingsaktiviteter som dokumenterar all personuppgiftsbehandling inom organisationen. Detta register är inte bara ett lagkrav enligt artikel 30 i GDPR, utan fungerar också som ett viktigt verktyg för att identifiera och hantera risker. Genom att systematiskt kartlägga dataflöden kan företag proaktivt identifiera potentiella problemområden innan de leder till överträdelser.

Säkerställ transparens och giltiga samtycken

De senaste böterna från IMY, särskilt de som rör användningen av Meta Pixel, understryker vikten av transparens och giltiga samtycken. Många svenska företag har fallit i fällan att implementera spårningsverktyg utan att informera användarna på ett adekvat sätt eller inhämta deras samtycke.

För att undvika denna fallgrop måste företag se till att deras integritetspolicy är tydlig, lättillgänglig och skriven på ett begripligt språk. Policyn bör beskriva vilka personuppgifter som samlas in, för vilka ändamål de används, vilka rättsliga grunder som åberopas för behandlingen, samt hur länge uppgifterna sparas. Det är också viktigt att informera om eventuella tredjeparter som får tillgång till uppgifterna, särskilt om data överförs utanför EU/EES.

När det gäller samtycke måste detta vara frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. Förvalda kryssrutor eller passivt samtycke uppfyller inte GDPR:s krav. Med tanke på att böter för GDPR-överträdelser kan uppgå till 4% av ett företags totala globala omsättning eller 20 miljoner euro, beroende på vilket belopp som är högst, är det avgörande att få denna aspekt rätt. De nya ackrediteringskraven för GDPR-certifieringsorgan i Sverige visar också på en trend mot striktare standarder för efterlevnad.

En särskilt viktig aspekt är hanteringen av cookies och liknande tekniker på webbplatser. Enligt post- och telestyrelsens vägledning om cookies måste användare få tydlig information och möjlighet att ge sitt samtycke innan icke-nödvändiga cookies placeras på deras enheter. Många svenska företag misslyckas fortfarande med att implementera cookiebanners som uppfyller dessa krav, vilket utgör en betydande risk för GDPR-överträdelser.

Implementera ett strukturerat incidenthanteringssystem

Med 6 500 rapporterade personuppgiftsincidenter till IMY under 2024 är det tydligt att incidenter kommer att inträffa trots förebyggande åtgärder. Skillnaden mellan en mindre incident och en katastrofal sådan ligger ofta i hur snabbt och effektivt organisationen reagerar.

Ett strukturerat incidenthanteringssystem bör inkludera tydliga rutiner för att upptäcka, dokumentera, bedöma och rapportera personuppgiftsincidenter. Enligt GDPR måste allvarliga incidenter rapporteras till IMY inom 72 timmar efter upptäckt, vilket kräver snabba beslut och åtgärder. Systemet bör definiera roller och ansvarsområden inom organisationen, samt innehålla mallar och checklistor för att säkerställa att alla nödvändiga steg följs.

Utbildning av personal är också en kritisk komponent i incidenthanteringen. Anställda bör känna igen tecken på en potentiell incident och veta vem de ska kontakta. Regelbundna övningar och simuleringar kan hjälpa till att testa systemets effektivitet och identifiera områden för förbättring. I en tid då IMY aktivt övervakar både externa hot och interna brister i dataskyddet är det avgörande att ha en väl förberedd incidenthanteringsprocess på plats.

En ofta förbisedd aspekt av incidenthantering är dokumentation av alla incidenter, även de som inte kräver anmälan till tillsynsmyndigheten. Genom att föra ett internt incidentregister kan organisationer identifiera mönster och systematiska brister i sina dataskyddsrutiner. Detta register bör innehålla information om incidentens natur, påverkade individer, vidtagna åtgärder och lärdomar för framtiden. En sådan proaktiv approach visar på ansvarsfull datahantering och kan vara avgörande vid en eventuell granskning från IMY.

För att ytterligare stärka incidenthanteringen bör företag regelbundet uppdatera sina rutiner baserat på nya hot och förändrade regulatoriska krav. Cybersäkerhetslandskapet förändras ständigt, och organisationer måste hålla sig uppdaterade om nya sårbarheter och attackvektorer som kan påverka personuppgifternas säkerhet.