Spara tid med E-signering

Kalmarhem är den största hyresvärden i Kalmar kommun med drygt 5300 hyresrätter. I detta allmännyttiga fastighetsbolag finns allt från nyproducerade flerfamiljshus med solceller på taket och radhus till fastigheter byggda på 1700-talet.  

– Utöver vanliga hyreslägenheter så har vi trygghetsboende, ungdoms- och studentbostäder. Dessutom tillhandahåller vi lokaler för företag och förskolor samt butiksyta, säger Fredrik Malmström, verksamhetsutvecklare på Kalmarhem.

Han förklarar att en viktig pusselbit är att hantera hyreskontrakt.

– Kontrakt är traditionellt ett moment som både innebär ganska mycket manuell hantering och ledtider i form av postgång.

I samband med att Kalmarhem upphandlade och i slutändan valde Vitec som system för fastighetsförvaltning så var ett av kraven möjligheten att kunna digitalisera just kontraktshanteringen.

-Vitec är en plattform som jag uppfattar som väldigt komplett. Den fångar in väldigt många delar av fastighetsförvaltning. Från fakturering och teknisk förvaltning till underhåll och energiuppföljning. I denna plattform har man även integrerat Scrives tjänst för digital signering av hyreskontrakt.

Fredrik Malmström förklarar att fastighetsbolaget hanterar ungefär 1800 nya hyreskontrakt varje år och ungefär lika många nyckelkvittenser med mera. Utöver detta ett antal uppsägningar.

-Vitec hjälpte oss med konfigureringen av Scrive och det enda vi i princip gjort är att lägga in våra mallar. Vår personal uppskattar skiftet från papper till digital signering. Det går snabbt att skapa ett digitalt kontrakt och få iväg det för signering via mail.

Och tid frigörs därmed till andra mer värdeskapande uppgifter. Här finns en dubbel vinst, menar han, eftersom det är positivt även för den psykosociala miljön. Personalen kan arbeta snabbt och känna sig effektiv samtidigt som det går att följa var ett kontrakt befinner sig under processen. Om kunden öppnat, när denne läst och så vidare.

Utöver detta drar man sitt strå till stacken att minska klimatpåverkan genom att eliminera utskrifter, papper, kuvert och posthantering.

Kalmarhem gör uppskattningen att administrationen runt kontrakt och nyckelkvittenser minskat med minst 75 procent.

Vill du också bli av med pappersarbete och automatisera kontraktshanteringen?

-Tiden för hantering har sjunkit från 4,5-5 minuter till under en minut för att administrera ett hyreskontrakt. På samma sätt har vi i våra utvärderingar sett att ledtiderna end-to-end jämfört med traditionell postal lösning sjunkit från 5-6 arbetsdagar till 1,5 kalenderdagar. Från utskick till arkiverad signering.

Det går med andra ord oerhört mycket snabbare att få en underskrift samtidigt som eventuella påminnelser går ut automatiskt till hyresgästens angivna mailadress. Man slipper därmed även potentiella problem som kan uppstå i posthantering om en blivande hyresgäst råkar befinna sig på en temporär adress innan inflyttning. Fredrik Malmström känner inte heller till något fall där hyresgäster haft problem med eller haft synpunkter på förfarandet med digital signering.

-Inloggning till signeringstjänsten sker med mobilt bank-ID, så processen har samma säkerhetslösning som slutanvändaren, hyresgästen, är van vid från så många andra tjänster, avslutar Fredrik Malmström.

Upptäck fördelarna med Scrive du med – testa gratis i 30 dagar